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Como vão as empresas regressar ao escritório?

por | 19 de Abril, 2021

Como vão as empresas regressar ao escritório?

19 de abril marca a terceira fase de desconfinamento na maior parte das regiões do país. Escolas e universidades, lojas e centros comerciais, cinemas e outras salas de espetáculos voltam a abrir e alguns eventos exteriores com limites de lotação vão passar a ser permitidos. Para muitos profissionais é também o dia em que podem regressar ao espaço do escritório, desde que asseguradas as condições de segurança.

O regresso ao escritório tem sido um dos temas mais discutidos pela forma como a pandemia mudou o modo como muitas empresas se organizavam em tarefas para produzir os seus produtos e serviços. Os tabus que existiam relativamente ao trabalho remoto e ao teletrabalho foram, em grande parte, desfeitos e um estudo da PwC nos Estados Unidos, de janeiro de 2021, revela que 83% dos executivos consideraram que a transição das suas empresas para remote foi bem sucedida. No entanto a maior parte também concorda que, para as suas empresas atingirem os seus objetivos e se manterem sustentáveis, a determinada altura terão de encontrar um modelo para que os seus trabalhadores possam voltar aos escritórios.

Um artigo recente do The New York Times explorou os diferentes desafios que se colocam aos espaços de trabalho, incluindo tanto os escritórios das empresas, como os espaços de coworking. A normalidade possível num tempo que ainda é de incerteza está assente na criação de condições de segurança: maior espaçamento entre as mesas de um escritório, desinfeção regular dos espaços comuns, utilização obrigatória de máscara. Contudo o sucesso do trabalho remoto também criou uma dicotomia na forma como empregadores e empregados olham para o “escritório”. O mesmo estudo da PwC aponta que:

  • para os “chefes”, o escritório é essencial para aumento de produtividade e de eficiência e para fomento da cultura da empresa.
  • Para os trabalhadores é importante para terem contacto direto com colegas e clientes, para poderem realizar melhor algumas tarefas e para terem acesso mais fácil a formação e a desenvolvimento de carreira.

A solução apresentada para esta aparente diferença de expectativas é a criação de um modelo de trabalho híbrido que empresas como a Google, a Microsoft ou a Amazon já estão a procurar desenvolver. Por um lado, envolve a definição da rotina trabalho entre os dias que trabalhadores são obrigados a deslocar-se ao escritório e dias em que podem permanecer em casa. Por outro lado, significa que os espaços de trabalho terão de ser repensados em termos de estrutura (porventura mais minimalista), de forma a se adaptarem a uma rotina de trabalho onde a maior parte das tarefas podem ser feitas por via digital. Alguns exemplos:

  • A partir do momento em que as empresas já não vão precisar de ter todos os colaboradores no mesmo espaço em simultâneo, poderão pensar noutras soluções que não implicam despesas tão altas como as rendas de um escritório próprio. Neste caso, os espaços de coworking que ofereçam os serviços essenciais e mais uns add-ons poderão ser uma solução mais vantajosa para muitas empresas.
  • As empresas que mantiverem o seu espaço próprio, numa altura em que a distância segura entre mesas e pessoas é importante, se calhar já não precisam de ter estantes cheias de documentos e outros acessórios que podem facilmente ser digitalizados numa cloud.
  • Os espaços de escritório vão ter de passar a acomodar tecnologicamente uma realidade desencadeada pela pandemia: a maior parte das decisões e negócios serem feitos através de uma videochamada Zoom. O artigo já mencionado do The New York Times indica uma série de inovações que já estão a ser desenvolvidas por algumas empresa. Uma delas é a criação de hologramas através de inteligência artificial que permitam a que colaboradores possam estar virtualmente sentados à mesa a trabalhar num projeto ou a reunir com clientes. Outra é a criação de “Zoom Rooms”, salas com câmaras 360º, microfones e ecrãs integrados que permitam, não só uma coordenação melhor entre trabalhadores que estão no escritório e trabalhadores remotos, mas também uma comunicação melhor com clientes.

E por cá?

Estas são mudanças que estão a acontecer um pouco por todo o mundo. Em Portugal, espaços como o cluster criativo do LACS, com três edifícios compostos por espaços de trabalho flexível e cowork, em Lisboa e Cascais ( e que esteve em destaque na temporada mais recente do The Next Big Idea) abriram as portas preparados para receber empresas e colaboradores nesta transição para uma nova rotina, depois dos mais de três meses em que o país esteve em confinamento.

No LACS, a estratégia assentou na implementação de quatro medidas globais para todos os seus espaços. Na entrada e circulação dos edifícios, será obrigatória a medição de temperatura à entrada e a utilização de máscara em zonas comuns (e de coworking) e foram criados e sinalizados fluxos de circulação pelos corredores. Na organização das zonas comuns, foi reduzida a capacidade das salas partilhadas e de reuniões e foram definidos lugares com distanciamento social nos espaços de coworking. Houve também um reforço da higiene com a limpeza e desinfeção regular de todos os espaços e uma preocupação adicional com a qualidade do ar melhorando os sistemas de ventilação.

Em paralelo, e porque a realidade de empresas e profissionais é hoje mais multifacetada, foram desenhados novos produtos ajustados às novas necessidades. O LACS Homework é um espaço com packs de 3 a 12 dias, destinado a trabalhadores que ficaram sem escritório, cansados de olhar para as mesmas quatro paredes todos os dias, e que necessitam de uma forma diferente de “arejar as ideias” e desempenhar as suas tarefas. Numa ótica diferente, a pensar nos estudantes universitários, foi criado o LACS University, para maiores de 18 anos que precisem de um espaço para se concentrarem nos estudos.