A tecnologia portuguesa escolhida para modernizar Arquivo Nacional do Luxemburgo

A Keep Solutions, empresa tecnológica de Braga fundada em 2008 como spin-off da Universidade do Minho, desenvolveu o novo portal digital dos Arquivos Nacionais do Luxemburgo. A plataforma, disponível em aqui, substitui o sistema anterior e permite o acesso a 311 fundos e coleções e a mais de 29 800 documentos digitalizados.

O espólio inclui leis, decretos, registos paroquiais e civis relevantes para a genealogia, contratos notariais, coleções privadas e familiares, registos sobre as ocupações nas duas Guerras Mundiais, mapas, fotografias históricas e conteúdos audiovisuais.

Um concurso com 100 desafios práticos

O projeto, iniciado em 2022, resultou de um concurso internacional que a empresa descreve como diferente do habitual. 

Ao invés de ser um concurso público convencional, onde é publicado um caderno de encargos ao qual os vários concorrentes respondem com uma proposta técnica e financeira, este concurso teve uma dimensão muito mais prática e demonstrativa, explica Miguel Ferreira, Diretor Executivo da Keep Solutions.

Os Arquivos Nacionais do Luxemburgo convidaram uma short list de três concorrentes a responder a um conjunto de 100 desafios, demonstrando ao vivo as capacidades de cada solução. A escolha recaiu sobre o Archeevo, o software de gestão de arquivos da empresa portuguesa. Antes de chegarem a esta decisão, os Arquivos Nacionais tinham analisado mais de 60 aplicações de gestão de arquivos desenvolvidas na Europa.

O sistema que o Archeevo veio substituir era “uma solução desenvolvida por uma empresa suíça, mas que já não respondia adequadamente às exigências de um arquivo nacional moderno”, apresentando “limitações ao nível da experiência de utilização, da modernidade das interfaces e da capacidade de integração com os fluxos de trabalho e processos internos da instituição.”

O fator decisivo

Uma das conclusões do estudo de mercado realizado pelos Arquivos Nacionais do Luxemburgo foi que muitas soluções analisadas estavam “excessivamente moldadas aos fluxos de trabalho e às práticas arquivísticas dos seus países de origem, revelando pouca flexibilidade para se adaptarem a contextos institucionais diferentes.”

No Luxemburgo, onde coexistem três línguas oficiais, luxemburguês, francês e alemão e onde a comunidade portuguesa é expressiva, essa limitação seria particularmente relevante. A capacidade do Archeevo para operar em ambientes multilingues foi, segundo a empresa, um dos fatores que pesou na decisão.

Implementação a par de uma transição tecnológica

Ao longo dos quatro anos de implementação, a Keep Solutions geriu em simultâneo a evolução do próprio produto.

Durante a implementação neste cliente, estávamos simultaneamente a evoluir o produto, com novas versões lançadas a cada seis meses”, explica a empresa, acrescentando que este período “coincidiu com uma fase importante de transição tecnológica do Archeevo, que estava a evoluir de uma aplicação Windows para uma aplicação integralmente web.

O acompanhamento do projeto incluiu reuniões semanais e encontros regulares de comissão de acompanhamento com a direção dos Arquivos Nacionais e a gestão da Keep Solutions, com a solução a ser testada em quatro ambientes separados.

O projeto insere-se num contexto mais amplo de modernização institucional: os Arquivos Nacionais do Luxemburgo mudaram para novas instalações em Belval, numa infraestrutura construída de raiz para o efeito.

Para além do acesso a documentos históricos, a plataforma introduz um balcão eletrónico que permite tratar pedidos sem deslocação física. 

Serviços como o pedido de certidões ou de reproduções de documentos históricos passam a poder ser realizados integralmente online, com as devidas garantias em matéria de identificação do utilizador, privacidade e proteção de dados pessoais, refere Miguel Ferreira.

Porta aberta para mercados vizinhos

Este é o primeiro projeto internacional da Keep Solutions na área dos arquivos. A empresa, que exporta cerca de 20% do seu volume de negócios, sobretudo através de soluções de preservação digital, pretende agora usar o caso do Luxemburgo para entrar em mercados vizinhos, como a Bélgica e os Países Baixos. A estratégia passa por “demonstrações do produto, webinars, visitas e reuniões presenciais, bem como outras ações de marketing focadas nas necessidades deste mercado específico.”

Com 38 colaboradores e presença em 15 países, a Keep Solutions conta entre os seus clientes com a Comissão Europeia, a Polícia da Suécia, o Tribunal Constitucional de Angola e os Arquivos Nacionais da Estónia e da Dinamarca.