Chamo-lhe a sobretaxa do trabalho, porque a pago com o tempo gasto a procurar informação, a repetir explicações e a preencher documentos que alguém voltará a pedir noutro formato.
Há dias em que chegamos ao fim da tarde cansados, depois de responder a dezenas de mensagens e de passar por várias reuniões, com a sensação de que o trabalho mais importante ficou por fazer. Acredito que uma das maiores oportunidades da inteligência artificial está em recuperar parte desse tempo, embora isso dependa tanto da tecnologia como da nossa disponibilidade para mudar hábitos.
Ao longo de quinze anos, vi equipas competentes perderem tempo a tentar perceber o que se passava à sua volta. Na altura em que trabalhei na H&M, quinze gestores dedicavam dois dias por mês apenas a saber em que estavam a trabalhar as suas equipas, apesar de a informação já existir. O esforço estava em pedi-la, reuni-la e organizá-la.
Quando criei uma empresa, pensei que mandar no próprio calendário resolveria o problema, mas depressa percebi que me tinha enganado. Entre contratos, entrevistas e informações para investidores, desenvolver o produto ocupava uma parte cada vez menor do dia. Tinha mudado de função, mas continuava a adiar aquilo a que mais queria dedicar-me.
Uma sobretaxa que ninguém escolheu
Chamo-lhe a sobretaxa do trabalho, porque a pago com o tempo gasto a procurar informação, a repetir explicações e a preencher documentos que alguém voltará a pedir noutro formato. Ao contrário de um desconto no recibo de vencimento, esta passa facilmente despercebida, escondida entre compromissos que parecem todos necessários.
Na altura em que trabalhei na H&M, quinze gestores dedicavam dois dias por mês apenas a saber em que estavam a trabalhar as suas equipas, apesar de a informação já existir. O esforço estava em pedi-la, reuni-la e organizá-la.
Basta pensarmos num pedido de um cliente que obriga a consultar várias mensagens, telefonar a um colega e confirmar qual é a versão certa de um ficheiro, ou numa reunião em que cada pessoa lê o que já tinha enviado por escrito. São situações banais, mas, quando se repetem todos os dias, deixam-nos pouco espaço para o resto.
Sei que coordenar trabalho e preparar decisões exigem tempo, mas a sobretaxa começa quando o esforço para organizar uma tarefa se torna desproporcionado face à própria tarefa. Quando olhei para a minha semana, percebi que tinha aceitado demasiadas dessas rotinas sem voltar a perguntar para que serviam.
Recuperar tempo para o trabalho
É aqui que a inteligência artificial me parece especialmente útil, pela possibilidade de reunir informação dispersa, preparar um primeiro rascunho ou resumir o que ficou decidido numa reunião. Ao trabalhar com estas ferramentas, tenho visto tarefas de preparação tornarem-se mais rápidas, mas o ganho interessa-me sobretudo quando permite chegar mais depressa ao trabalho que exige a minha atenção.
Vejo utilidade nisso tanto para quem lidera uma equipa como para quem precisa de concluir uma proposta, atender um cliente ou preparar uma aula. O tempo que poupamos só faz diferença se conseguirmos escolher o que fazer com ele, em vez de o preenchermos automaticamente com mais pedidos e mantermos a agenda sempre cheia.
Para mudar esse hábito, também tenho de rever a forma como organizo o trabalho. De pouco me serve preparar um relatório em poucos minutos se depois passar uma hora numa reunião a lê-lo em voz alta, sem questionar se essa rotina ainda faz sentido.
Quando a IA se torna a nova sobretaxa
Também cometi erros pelo caminho, incluindo momentos em que pus a inteligência artificial a gerar trabalho adicional e só mais tarde percebi que tinha agravado o problema que queria resolver.
Comecei por dar à equipa acesso sem limites às ferramentas mais avançadas, até a despesa crescer ao ponto de se tornar difícil de justificar. Estava a pagar demasiado por tarefas simples, o que me levou a escolher cada ferramenta em função do trabalho a fazer, em vez de assumir que a opção mais sofisticada seria sempre a melhor.
O tempo que poupamos só faz diferença se conseguirmos escolher o que fazer com ele, em vez de o preenchermos automaticamente com mais pedidos e mantermos a agenda sempre cheia.
Também disponibilizei demasiada informação de uma só vez, à espera de que o sistema soubesse o que procurar, e acabei por obter respostas mais lentas e menos precisas. Os resultados melhoraram quando defini tarefas concretas e selecionei a informação necessária para cada uma. Por mais atraente que fosse a promessa de uma ferramenta capaz de resolver tudo, precisava de saber exatamente o que lhe estava a pedir.
Também tenho de contar com o trabalho de verificação, porque um texto bem escrito pode conter erros e uma resposta convincente pode não servir para o problema que tenho em mãos. Se poupo dez minutos a preparar um documento e gasto meia hora a corrigir o resultado, a conta não compensa, por muito rápida que tenha sido a primeira resposta.
Antes de entregar uma tarefa à tecnologia, passei a perguntar quanto tempo e dinheiro teria de gastar a acompanhar e a corrigir o resultado. Se esse esforço for maior do que o trabalho poupado, estarei apenas a acrescentar mais uma sobretaxa.
Os dois dias que voltam
Lembro-me muitas vezes dos quinze gestores da H&M e dos seus dois dias por mês quando recebo, de manhã, um resumo automático do trabalho concluído pela equipa, das dificuldades encontradas e dos assuntos à espera de resposta. Esse resumo reúne informação antes dispersa por várias aplicações, poupando-me a sequência de mensagens e pedidos de atualização necessária para a obter.
Continuo a ter de decidir o que fazer com essa informação, mas posso dedicar mais atenção às pessoas e aos problemas que precisam de ser resolvidos. É esse o critério que usaria em qualquer profissão: perceber que parte do dia é consumida pela preparação e se é possível reduzi-la sem prejudicar a qualidade do trabalho.
A necessidade de impor limites tornou-se clara quando o assistente começou a sugerir-me tarefas retiradas de grupos pessoais de WhatsApp, dando-me ainda mais coisas para fazer quando eu procurava precisamente o contrário. Ainda estou a aprender onde traçar essa fronteira, porque, se deixar que toda a conversa se transforme numa obrigação, arrisco-me a nunca sair do trabalho.
Começar na segunda-feira
Para começar, proponho um exercício simples: escolher uma única tarefa que se repete todas as semanas, como preparar um ponto de situação, organizar apontamentos ou reunir informação para uma reunião. Antes de procurarmos uma ferramenta, vale a pena perguntar se essa tarefa ainda faz falta ou se podemos simplesmente deixar de a fazer.
Se fizesse sentido mantê-la, começaria por testá-la no ChatGPT ou no Claude, explicando a tarefa e o resultado pretendido como faria com um colega. Para preparar um ponto de situação, por exemplo, pediria que organizasse os meus apontamentos num resumo do que ficou concluído e do que ainda está por resolver.
A inteligência artificial parece-me especialmente útil, pela possibilidade de reunir informação dispersa, preparar um primeiro rascunho ou resumir o que ficou decidido numa reunião. Ao trabalhar com estas ferramentas, tenho visto tarefas de preparação tornarem-se mais rápidas, mas o ganho interessa-me sobretudo quando permite chegar mais depressa ao trabalho que exige a minha atenção. Vejo utilidade nisso tanto para quem lidera uma equipa como para quem precisa de concluir uma proposta, atender um cliente ou preparar uma aula.
Estas ferramentas já permitem ligar as aplicações que usamos no trabalho através de plugins ou conectores, ou seja, ligações à nossa conta do Gmail, a serviços do Microsoft 365, como o Outlook, ao Slack, para comunicar com a equipa, ou ao Jira, para gerir projetos. Conforme as ligações disponíveis e as permissões concedidas, podemos pedir que procurem informação, cruzem mensagens com os assuntos de um projeto e criem ou atualizem tarefas. A experiência pode, por isso, incluir a automatização de uma sequência de trabalho que hoje fazemos à mão.
Também é possível agendar uma atividade para uma data concreta ou para se repetir diariamente ou todas as semanas. Depois de testar o resultado, poderia pedir, por exemplo, que todas as segundas-feiras, às nove da manhã, preparasse um resumo dos emails e dos assuntos pendentes de um projeto. As opções variam consoante a ferramenta e o plano utilizado, mas permitem começar a delegar uma rotina sem ter de repetir o pedido de cada vez.
Daria duas semanas à experiência, verificando os resultados e contando também o tempo gasto a corrigi-los. No fim, partilharia com os colegas o que funcionou e o que deu mais trabalho do que esperava, procurando perceber se tinha realmente libertado tempo para aquilo que importa.
Recuperar os dois dias daqueles gestores, ou apenas uma hora por semana de alguém que anda sempre a correr, parece-me um ganho concreto e uma boa razão para experimentar. Mas, se voltarmos a preencher esse tempo com mais uma reunião, continuaremos a adiar o trabalho a que queríamos dar atenção.